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設定プリセットを選ぶ
「ペーパーレス会議設定」「メールデータ整理設定」「工事書類検査設定」など、用途に近いプリセットを選びます。
あったらいいな エピソード1
メールを開き、添付を開き、ZIPを開く。それでも、全体は見えない。
プロジェクトの資料はフォルダにまとまっていても、実際にはメールの添付、ZIPファイルの中、Excelのシートの奥に分かれて保存されています。必要な資料にたどり着くまでに、いくつものファイルを開き続けなければなりません。
kojiPDFなら、添付ファイルやZIP内の資料、エクセルのシートまで、目次付きの一覧ブックとして一冊に整理できます。必要な情報にすぐたどり着けるため、会議前の確認や引き継ぎの手間を減らします。PDFのしおりは一ページから5000ページ先へも一瞬で移動でき、文字検索もすぐに行えます。
あったらいいな エピソード2
ペーパーレス会議で、紙の良さが
恋しくなっていませんか。
紙の資料は、全体の分量や、いま説明されている位置がすぐにわかります。しかし、多種類のファイルが大量に入った会議資料では、全体像や現在位置が見えにくくなり、確認のために印刷したくなってしまいます。
読む側
本来の目的は「内容の理解」なのに、探すことに時間を取られてしまう…
- 圧縮ファイルの中に、多種類の資料が大量に入っている
- 全体のページ数や構成がすぐにわからない
- 会議中に指定されたファイルを開くのに時間がかかる
- どこを説明しているのか分かりにくい
- 結局、重要な会議ほど印刷して確認してしまった・・・・
作る側
紙を使わずに仕上げたいのに、確認のために印刷が必要になってしまう…
- バラバラのファイルでは、最終形が見えにくい
- 前後の資料を見比べて、すぐに修正しづらい
- ページ番号や差し替え漏れの確認に時間がかかる
- 全体を通して確認できず、重要な見落としが不安になる
- 結局、何度も印刷して確認してしまった・・・・
解決策
会議データの壁をスムーズに登る。
kojiPDFは、散在するファイルを栞付きの一冊のPDFにまとめます。紙の資料で見えていた「ゴール（全体の分量）」と「自分の場所（いま見ている位置）」を、つかみやすくします。読む側は栞をたどるだけで必要な資料へ移動でき、作る側は作成段階で何度でも一冊のPDFにまとめて、資料の流れを確認できます。
あったらいいな エピソード3
電子化した書類を、紙に戻さず検査に使えたら。
工事関係書類の電子化には、苦労しながら取り組んできました。しかし、書類検査では電子データのままでは実用にならず、結局すべて紙で出力せざるを得ませんでした。紙で出すなら、電子化する意味はあるのでしょうか。そんなジレンマに陥っていました。
何百ものフォルダ。数千ものPDFファイル。整理や保存には便利でも、工事の書類検査では「必要な資料を、その場ですぐに出せること」が求められます。
指示された資料を見せるために、そのたびにフォルダを開き、ファイルを探し、別のPDFを読み込む必要がありました。電子化されたはずなのに、検査では紙のほうが速いのです。むしろ、電子データでは遅すぎて、紙でなければ検査にならない状況でした。
では、どうすれば電子データのまま検査に使えるのでしょうか。答えは見えていました。すべての資料がひとつの「しおり付きPDF」になっていれば、再読み込みを待つことなく、クリックひとつで目的の資料へたどり着けます。
しかし、大量の資料からひとつのしおり付きPDFを作るのは、とても手間のかかる作業でした。毎回、手作業でできるものではありません。
「すべてのPDFを結合して、フォルダ名とファイル名から、自動でしおりを作ってくれるアプリはないのか。」そう思って探しても、見つかりませんでした。それなら、自分で作るしかありません。
そうして生まれたのが、kojiPDFです。当時公開されたばかりの生成AIに助けられながら、試行錯誤を重ね、夢中で作り上げました。
その後、このアプリが工事検査だけでなく、ペーパーレス会議にも役立つことに気づきました。Word・Excel・PowerPointの自動PDF変換、用紙サイズの統一、透過ページ番号などの機能を加えながら、少しずつ育ててきました。
kojiPDFは、大量の電子化資料を効率よく閲覧するために生まれたツールです。見たい資料に、すぐたどり着けるように。大量の資料を、紙に戻さず扱えるように。
詳しい手順
はじめてでも迷わない、4つの操作。
まず設定プリセットを選び、用途に合った状態から始められます。画面を見ながら、上から順に進めればPDFを作成できます。
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資料フォルダと保存先を決める
「フォルダ選択」で資料フォルダを指定し、「出力PDF」で完成PDFの保存先とファイル名を設定します。
3
必要な項目だけ微調整する
しおり、ページ番号、用紙サイズ、Office変換など、プリセットから変更したい項目だけ調整します。
4
作成ボタンでPDFを出力する
最後に赤い「作成」ボタンを押すと、しおり付きPDFとして保存されます。